KD 3.6 Menerapkan teknik presentasi yang efektif

 MENERAPKAN TEKNIK PRESENTASI YANG EFEKTIF

PENGERTIAN PRESENTASI
Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin atau salah satu bentuk komunikasi. Presentasi merupakan kegiatan pengajuan suatu topik, pendapat atau informasi kepada orang lain.

TUJUAN PRESENTASI

1.Menyampaikan informasi
Banyak pada perusahaan-perusahaan melakukan presentasi hanya bertujuan menyampaikan berupa informasi saja. Informasi/pesan yang disampaikan bisa bersifat biasa, penting atau bahkan rahasia. Perusahaan mengundang seseorang yang dianggap pantas untuk menyampaikan informasi sesuai tema yang telah ditentukan. Dalam hal ini pembicara memiliki keahlian sesuai dengan bidang dan pengalamannya.

2.Meyakinkan pendengar

Presentasi yang dilakukan berisikan informasi-informasi, data-data dan bukti-bukti yang disusun secara logis sehingga informasi yang disampaikan dapat membuat seseorang atau kelompok orang merasa yakin. Semula yang asalnya memiliki unsur ketidakjelasan dan ketidakpastian sehingga ketika diadakan presentasi oleh pembicara, seseorang/kelompok orang tersebut menjadi yakin atas informasi yang diberikan.

3.Menghibur pendengar

Pada era globalisasi ini banyak acara-acara hiburan pada penayangan televisi. Acara hiburan tersebut dipimpin oleh presenter yang handal, tujuannya untuk menghibur para penonton. Prensenter dituntut untuk melakukan pembicaraan yang sifatnya menghibur tetapi relevan dan profesional sehingga para penonton televisi dapat menikmati acara tersebut. Selain acara televisi, acara hiburan yang lainnya dapat kita temukan pada pesta perayaan-perayaan. Contoh: pesta perayaan pernikahan, ulang tahun dan lain-lain. Presenter ditugaskan untuk berbicara dan menyelipkan kata-kata yang dapat menghibur para tamu yang hadir pada pesta perayaan tersebut.

4.Memotivasi dan menginspirasi pendengar untuk melakukan suatu tindakan

Demi tercapainya suatu tujuan perusahaan, seorang pimpinan dituntut untuk mengarahkan dan membimbing para karyawannya agar dapat bekerja secara maksimal dan tidak lupa untuk memperhatikan kualitasnya. Selain diberi arahan dan bimbingan, pimpinan perusahaan juga dapat melakukan motivasi agar para karyawannya dapat bekerja dengan semangat yang tinggi. Kegiatan memotivasi tersebut dapat dilakukan dengan mengadakan suatu forum. Forum tersebut terdiri dari para karyawan dimana bertindak sebagai pendengar, sedangkan yang bertindak sebagai pembicara yaitu pihak pimpinan perusahaan itu sendiri. Pimpinan bertugas untuk menyampaikan informasi yang bersangkutan dengan tujuan perusahaan serta memotivasinya, baik dengan cara mempromosikan karyawan maupun kenaikan gaji karyawan.

5.Melakukan penjualan

Tujuan presentasi yang keempat yaitu melakukan penjualan. Hal ini bersangkutan dengan perusahaan yang ingin mempromosikan suatu produk tertentu. Perusahaan menugaskan kepada salah seorang atau kelompok karyawan untuk mempromosikan produknya kepada calon pembeli. Karyawan tersebut dibekali pengetahuan mengenai produk dan dibantu dengan alat bantu peraga untuk memudahkan penyampaian pesan.

6.Membuat suatu ide atau gagasan

Presentasi yang dilakukan hanya bertujuan untuk memunculkan suatu ide/gagasan dari para peserta pendengar. Tipe tujuan ini biasanya diterapkan pada suatu perusahan/organisasi yang mengalami suatu masalah yang sulit untuk dipecahkan sehingga membutuhkan pendapat/argumen orang lain untuk memecahkannya. Forum yang dilakukan sering dikenal dengan istilah rapat. Perusahaan mengundang peserta rapat yang dianggap penting baginya serta dapat memunculkan suatu ide/gagasan sehingga secara tidak langsung dapat membantu suatu tujuan perusahaan.

7.Menyentuh emosi pendengar

Tujuan yang keenam yaitu untuk menyentuh emosi pendengar. Dalam hal ini pembicara bertugas untuk melakukan pembicaraannya yang dapat menyentuh perasaaan/emosi seseorang. Sebagai contoh pembicara melakukan presentasi kepada para pendengar mengenai korban bencana yang terjadi akhir-akhir ini. Presentasi yang dilakukan pembicara membuat pendengar merasa tersentuh untuk membantu para korban bencana dengan cara menyumbangkan sebagian hartanya.

8.Memperkenalkan diri

Presentasi demikian biasa digunakan ketika melakukan wawancara, seperti seseorang yang melamar pekerjaannya kemudian ia memperkenalkan dirinya dengan menyebutkan data pribadi dan daftar riwayat hidupnya kepada pihak yang menanyakan.

JENIS PRESENTASI
 

1. Presentasi Dadakan (Impromptu)

Pembicaraan impromptu merupakan jenis presentasi yang dilakukan secara mendadak tanpa persiapan apapun. Dalam hal ini pembicara ditunjuk langsung untuk menyampaikan informasi kepada para pendengar, tanpa melakukan persiapan segala sesuatunya, baik itu mengenai tema pembicaraan maupun alat bantu yang digunakan, sehingga perasaan pembicara akan mengejutkan.

Ada beberapa kelebihan dan kelemahan apabila menggunakan jenis presentasi dadakan atau impromptu.

Kelebihan:

• informasi yang disampaikan sesuai dengan perasaan pembicara yang sesungguhnya,
• kata atau suara yang keluar merupakan hasil spontanitas,
• membuat pembicara terus berpikir selama menyampaikan informasi.
  

Kelemahan:

• informasi yang disampaikan tersendat-sendat, karena membutuhkan waktu untuk berpikir dan mengolah kata,
• tidak berurutan/sistematis dalam penyampaiannya, karena secara mendadak untuk menyampaikan informasi,
• terjadi demam panggung, karena belum ada persiapan apapun mengenai apa yang harus disampaikan.

2. Presentasi Naskah (Manuscript)

Presentasi naskah merupakan jenis presentasi dimana dalam menyampaikan informasinya, seorang pembicara melakukannya dengan membaca naskah. Tidak sedikit orang dalam menyampaikan informasi menggunakan naskah berupa teks. Setiap kata-kata yang keluar merupakan hasil dari sebuah naskah, pembicara melupakan tugasnya yang utama yaitu melakukan kontak mata dengan pendengar. Jadi dapat dikatakan pembicara bukan menyampaikan pidato, tetapi membacakan naskah pidato.

Kelebihan:

• penyampaian dilakukan secara berurut/sistematis,
• kata yang keluar diungkapkan secara baik dan benar,
• tidak terjadi kesalahan dalam penyampaiannya,

Kelemahan:

• pendengar akan merasa bosan dalam mendengarkannya,
• bagi pendengar tidak termotivasi untuk mendengarkannya,
• tidak menarik dalam menyampaikan informasinya,
• terlalu sibuk akan membaca naskah sehingga tidak melakukan kontak mata dengan pendengar seolah-olah acuh tak acuh terhadap pendengar.

3. Presentasi Hafalan (Memoriter)

Jenis presentasi yang dilakukan menghapal dari teks yang telah disediakan. Berbeda dengan jenis manuscript, memoriter tidak menggunakan naskah dalam penyampaiannya, pembicara hanya melakukan persiapannya dengan menghafal dari teks dimana isinya mengenai informasi yang akan disampaikan. Kelebihan dan kelemahannya hampir sama dengan manuscript. Jenis ini sangat buruk untuk dilakukan, karena apabila melupakan kata-kata dari naskah maka presentasi yang dilakukan akan terjadi kegagalan.

4. Presentasi Ekstempore

Jenis Ekstempore merupakan jenis presentasi yang paling baik untuk dilakukan dibanding jenis lainnya. Pembicara mempersiapkan materi dengan garis besarnya saja, kemudian pada saat presentasi akan dijabarkan secara mendetail.

Kelebihan:

• pembicara dapat menyampaikan informasi secara jelas, karena ada persiapan sebelumnya,
• dapat menyampaikan secara sistematis/berurutan,
• kemungkinan besar pembicara dalam menyampaikannya menarik perhatian pendengar,
• karena tidak berpedoman kepada naskah ataupun hafalan, tetapi tidak melenceng dari garis besar materi,
• lebih leluasa dalam penyampaiannya,
• pembicara dapat melakukan kontak mata dengan pendengar, sehingga akan terlihat apakah pesan yang disampaikan menarik atau tidak.
  

Kelemahan:

• perlu memiliki wawasan yang cukup mengenai tema yang akan dibicarakan,
• membutuhkan waktu yang lama dalam persiapan presentasi,
• bagi pemula, sulit untuk dilakukannya karena membutuhkan keahlian dan pengalaman yang cukup.
  

CARA MENYAMPAIKAN PRESENTASI YANG BAIK DAN BENAR

Ciri presentase yang baik dan benar adalah :

1. Mudah dibaca
2. Judul yang jelas pada setiap Slide
3. Background yang sederhana
4. Grapik dan Diagram
5. Nyambung
6. Jangan terlalu banyak slide
7. Berbicara yang jelas
8. Beri kesempatan untuk bertanya
9. Future Follow Up

Mudah dibaca

Presentasi yang baik adalah yang mudah dibaca, jadi pergunakan huruf standar misal Arial atau Times New Roman. Selain itu pergunakan huruf yang cukup besar, jangan sampai Audience kesulitan membaca karena huruf yang anda pergunakan terlalu kecil.

Judul yang jelas pada setiap slide

Pergunakanlah huruf tebal, jelas dan mudah dibaca pada setiap judul slide anda.

Background yang sederhana

Perhatikan background yang anda pergunakan pada setiap slide yang anda buat. Jangan sampai kalimat yang ada tulis jadi tidak bisa terbaca dengan jelas, karena anda memakai background yang terlalu kontras.

Grapik dan Diagram

Mempergunakan gambar seperti grafik dan diagram akan membantu anda untuk lebih menjelaskan tentang topik yang sedang anda presentasikan. Selain itu dengan mempergunakan grafik atau diagram, akan sedikit menyegarkan suasana dan mengundang perhatian para audience

Nyambung

Penting diperhatikan, setiap slide yang anda buat satu sama lain saling berhubungan.

Jangan terlalu banyak slide

Jangan membuat slide presentasi yang terlalu banyak untuk satu topik yang anda bahas. Buatlah Slide seefisien mungkin. Kalau topik yang anda bahas memang panjang, penjelasan secara lisan tentu lebih baik.

Berbicara yang jelas

Saat presentasi sedang berlangsung berbicara dengan jelas. Sehingga audience bisa memahami presentasi yang anda sampaikan.  Kebanyakan audience beranggapan bahwa sebuah presentasi Powerpoint selalu kering dan membosankankan, dengan kreativitas anda dan pembicaraan yang baik, anda bisa mengubah pandangan tersebut.

Beri kesempatan untuk bertanya

Kalau bisa, luangkan waktu untuk memberikan kesempatan kepada audience untuk bertanya tentang hal-hal yang tidak dimengerti dari presentasi yang anda sampaikan.

Future follows up

Hal penting lainnya, adalah beri kesempatan kepada audience untuk bertanya di lain waktu mengenai topik presentasi  yang anda sampaikan. Jadi jangan segan-segan untuk mencantumkan e-mail, no. telepon atau website anda di akhir presentasi anda. Sehingga mereka bisa bertanya kapanpun juga.  Ini semua bisa menjadi nilai plus bagi anda

Sumber bacaan:

dari berbagai sumber dan internet